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王濤:會展企業信息化管理“很簡單”

文字:[大][中][小] 手機頁面二維碼 2019-1-16     瀏覽次數:    

       一直以來,關于會展企業的信息化、互聯網化究竟該怎樣操作,成為沒有標準答案的問題。借此,筆者試著談談信息化會展企業的標準。實現信息化管理,需建設一套完善業務流程管理的內部信息系統。包括這樣幾個方面:

      首先,會展數據實現集中統一存儲、修改、發布。改變以往每個業務人員一張EXCEL表格的“傳統”,實現信息化管理。這里的數據包括客戶的基本信息數據:客戶名稱、地址、聯系人、電話、Email等;客戶訂單數據:歷屆參展攤位、訂單、展品等、參加同類展會的展位面積等;客戶往來歷史記錄:業務人員跟進工作記錄、郵件記錄、參展過程記錄等;客戶的社會化行為數據:客戶參展、參觀行為、瀏覽官方網絡平臺行為、使用自媒體與展會交互行為等。

其次,企業管理者實時掌握銷售、運營、財務狀況。與傳統會展企業的管理者處理匯報、報表不同,實現信息化管理后,企業管理者只需輕點鼠標,隨時可以管理公司的各類請示、審批,掌握公司最新的資訊,如所有項目的招展、財務管理、企業投訴、項目運營,以及和前幾屆對比的銷售、回款、運營數據的對比分析等。實現管理實時、迅速、可移動化,并通過數據、圖表等多種方式直觀呈現,以便管理者以最快速度做出決策。

      再次,執行層隨時了解項目進度流程。項目經理可實時掌握每一個客戶的訂單、回款,分配和查看各類任務的執行情況,對市場和客戶的反饋快速做出調整策略。讓系統自動去處理業務性和重復性的工作,讓團隊有更多的精力去做好客戶挖掘和維護服務。

      最后,銷售和運營人員擁有便捷的工具。作為會展企業一線的銷售人員,最繁瑣的是搜索潛在客戶數據、完成各類報表、制作各種報告歸檔,以及在不同的系統中進行切換。實現了信息化管理之后,將有更多時間去思考如何為客戶提供專業的服務。

      當然,還應該有一些其它方面的檢驗標準,比如企業的運轉是否比以前更加規范?宣傳推廣是否比以前更加有效率?管理經營成本是否在下降?項目執行人員的反饋速度是不是比以前更加迅速了?

     會展企業還應有一套完善基于客戶服務的外部系統。通過這套信息化的系統平臺,讓參展企業、觀眾、媒體、代理商、服務商、合作伙伴更加輕松的去配合協調整個服務鏈的各個環節,從而能夠為展會提供一個更加高效的溝通協作平臺。外部系統可以從這樣幾個方面來檢驗:

     第一,參展企業、專業貿易觀眾通過互聯網、微信、電話等多渠道了解、獲得、溝通展覽會的相關情況。

     第二,工作人員對參展企業、專業貿易觀眾的反饋做出準確快速反應。
     第三,觀眾從傳統的PC方式注冊到移動互聯網方式的應用。

     第四,參展商對展會服務商的搭建、運輸、賓館、旅游、門禁等環節做到及時掌握,主辦商也能更加有效地去管理展會供應鏈上的各個環節服務質量。

    外部管理信息化的各方面是如何提升管理效率的,這里不再贅述。概括來講,實現信息化管理,比傳統運作方式更高效、透明,對客戶的需求作出快速反應。同時,也為客戶提供更有效的貿易配對服務,解決客戶在參展參觀過程中的難題,增強客戶對展會的信任和依賴度。

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